Peranan, Tujuan dan Nilai Guna Arsip

A.      Peranan arsip

1.       Alat utama ingatan organisasi

2.       Bahan atau alat pembuktian (bukti otentik).

3.       Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan.

4.       Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada umumnya menghasilkan arsip.

5.       Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya.

6.       Aktifitas kantor/organisasi akan berjalan dengan lancar.

7.       Dapat dijadikan bukti-bukti tertulis apabila terjadi masalah.

8.       Dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulis

9.       Dapat dijadikan bahan dokumentasi

10.   Sebagai alat penyimpanan warkat

11.   Sebagai alat bantu perpustakaan diorganisasi apabila memiliki perpustakaan

12.   Bantuan bagi pimpinan dalam menentukan kebijaksanaan organisasi

B.      Tujuan  kearsipan

1.       Menurut UU no.7 tahun 1971 pasal 3 : Menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban
masional tentang perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan, serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah.

2.       Menurut Drs. Soewito

a.         Agar arsip terpelihara dengan baik, teratur dan aman.

b.         Agar mudah mendapatkan kembali arsip yang dibutuhkan.

c.          Untuk menghindari pemborosan waktu dan tenaga dalam mencari arsip yang dibutuhkan.

d.         Untuk menghemat tempat penyimpanan arsip.

e.         Untuk menjaga kerahasiaan arsip.

f.          Untuk menjaga kelestarian arsip.

3.       Menurut Drs. E. Martono

a.         Menyediakan warkat jika diperlukan.

b.         Menghindari pemborosan waktu dalam mencari warkat yang diperlukan.

c.          Mengumpulkan warkat-warkat yang memiliki hubungan antara satu dengan yang lainnya.

d.         Menghemat tempat penyimpanan.

e.         Mengamankan warkat yang penting  baik dari bahaya pencurian atau kebakaran.

f.          Menjaga kerahasiaan jika warkat benar-benar perlu dirahasiakan.

Tujuan kearsipan secara umum adalah sebagai berikut :

1.         Menerima warkat

2.         Mencatat warkat

3.         Mendistribusikan warkat sesuai kebutuhan

4.         Menyimpan, menata, dan menemukan kembali arsip sesuai dengan system tertentu.

5.         Memberikan pelayanan kepada pihak-pihak yang memerlukan arsip.

6.         Mengadakan perawatan/pemeliharaan arsip.

7.         Mengadakan atau merencanakan penyusutan arsip, dan lain-lain.

C.      Nilai guna arsip

1.         Arsip bernilai informasi

contoh: pengumuman, pemberitahuan dan undangan

2.         Arsip bernilai administrasi

contohnya: ketentuan–ketentuan organisasi, surat keputusan, prosedur kerja, dan uraian tugas pegawai.

3.         Arsip bernilai hukum

contoh: akta pendirian perusahaan, akta kelahiran, akta perkawinan, surat perjanjian, surat kuasa dan keputusan pengadilan.

4.         Arsip bernilai sejarah

contohnya: laporan tahunan, notulen rapat, dan gambar foto dan peristiwa

5.         Arsip bernilai ilmiah

contoh: hasil penelitian

6.         Arsip bernilai keuangan

contoh: kuitansi, bon penjualan, dan laporan keuangan

7.         Arsip bernilai pendidikan

contoh: karya ilmiah para ahli, kurikulum, satuan pelajaran dan program pelajaran

8.         Dokumentasi

Contoh : foto dijadikan sebagai video

Tweet